Od 1 marca płatnicy opłacający składki na własne ubezpieczenia, którzy przekazują do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej,  nie będą musieli samodzielnie wypełniać formularzy ubezpieczeniowych. Dokumenty utworzą za nich pracownicy sal obsługi klientów na podstawie informacji uzyskanych od płatników oraz, przy wspomaganiu oprogramowania KSI ZUS.

W tej chwili papierowe dokumenty ubezpieczeniowe wypełnione i dostarczane przez małych przedsiębiorców wprowadzane są do systemu komputerowego w obecności osoby składającej dokument. Jeśli w trakcie jego elektronizacji pracownik sali obsługi klientów zauważy błąd, dokument jest korygowany na bieżąco przy kliencie. Po autoryzacji przez płatnika danych zawartych w dokumencie zostaje on zapisany w systemie.

Od 1 marca 2010 roku będzie jeszcze łatwiej: dokumenty ubezpieczeniowe, takie jak ZUS DRA, wypełniał będzie przy pomocy aplikacji pracownik ZUS w obecności przedsiębiorcy. Utworzenie dokumentów poprzedzone zostanie potwierdzeniem tożsamości płatnika oraz jego identyfikacją w systemie w oparciu o numer NIP. Płatnik podaje również pozostałych dane niezbędne do utworzenia prawidłowych dokumentów (wymagane przy wypełnianiu danego typu formularza). Wprowadzone rozwiązanie obsługi dokumentów ubezpieczeniowych ma na celu usprawnienie obsługi klientów przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiej jakości danych wprowadzanych do systemu.

Proces tworzenia każdego typu dokumentu został zaprojektowany w sposób minimalizujący czynności wykonywane przez pracownika odpowiedzialnego za jego elektronizację. Dokumenty rozliczeniowe tworzone są na podstawie wyszukanych w systemie dokumentów rozliczeniowych wskazanego płatnika za okresy wcześniejsze, identyfikowane z kontem płatnika składek i ubezpieczonego oraz bezpośrednio dowiązywane do konta. Oprogramowanie zapewnia wsparcie w zakresie wyszukiwania i podpowiadania danych ubezpieczonych zgłoszonych przez płatnika, tworzenia kompletów pierwszorazowych i korygujących, weryfikacji identyfikatora okresu rozliczeniowego na dokumencie, aktualizacji i podpowiadania minimalnych podstaw wymiaru składek, wysokości wykazanych kwot składek na poszczególne ubezpieczenia oraz weryfikacji międzyformularzowej.
Od 31 marca 2009 r. ZUS realizuje również zadania nałożone ustawą o swobodzie działalności gospodarczej tzw. "jedno okienko". Wprowadzono kolejne zmiany umożliwiające - przy maksymalnym wsparciu aplikacji - sporządzanie przez pracowników bezpośredniej obsługi klientów dokumentów ubezpieczeniowych na podstawie otrzymanych z organów ewidencyjnych wniosków EGD dotyczących rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej, jej likwidacji, zawieszenia lub wznowienia oraz zmian wpisu do ewidencji. Dokumenty sporządzane są w powiązaniu z danymi zapisanymi w systemie Zakładu. Dodatkowo generowane są pisma do płatników informujące o utworzonych przez ZUS dokumentach ubezpieczeniowych.

W każdym miesiącu pracownicy Zakładu wprowadzają do systemu KSI ZUS około 1,2 mln. papierowych dokumentów ubezpieczeniowych dostarczonych przez płatników składek.

Beata Kopczyńska
rzecznik prasowy O/ZUS w Rybniku